Od chaosu w arkuszach do śledzenia projektów na żywo

Kontekst

Producent z branży spożywczej prowadzi jednocześnie dziesiątki projektów opakowań — każdy to sekwencja etapów: projekt, korekta, akceptacja klienta i produkcja, angażująca kilka zespołów wewnętrznych i zewnętrznych dostawców.

Problem

Cały proces żył w arkuszach. Każdy zespół miał własny plik, status był tym, co ktoś ostatnio wpisał, a ERP — w którym były realne zamówienia — stanowił zupełnie osobny świat. Nikt nie potrafił odpowiedzieć „co idzie zgodnie z planem, a co się opóźnia" bez serii telefonów.

Rozwiązanie

Skonfigurowaliśmy GotaPlan, by odwzorować realny proces: grupy dla każdego etapu, elementy dla każdego projektu i kolumny na odpowiedzialności oraz akceptacje, które wcześniej były kolumnami w arkuszu. Dedykowane automatyzacje przesuwają projekt do kolejnego etapu i powiadamiają właściwą osobę.

Następnie zintegrowaliśmy system z ERP klienta, tak by dane zamówień spływały automatycznie — widok operacyjny i system handlowy wreszcie się zgadzają.

Harmonogram wdrożenia

Analiza na miejscu, konkretna oferta i działający system w cztery tygodnie, z przeglądem postępów na koniec każdego tygodnia.

Utrzymanie

System działa na naszej infrastrukturze w ramach planu miesięcznego: hosting, monitoring i ustalona pula godzin na nieuniknione prośby „czy możemy też śledzić…".

Rezultat

Dziesiątki równoległych projektów żyją teraz w jednym, wspólnym widoku w czasie rzeczywistym. Codzienne przepisywanie danych między arkuszami a ERP zniknęło, a status to coś, na co się patrzy, a nie coś, co składa się przez telefon.